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テレワークで業務改善急務!しかし社内システムが変わらない本当の理由。

   

あなたの会社はテレワーク(在宅勤務)を行なっていますか。

今回テレワークが取り入れられましたか?それとも以前からテレワークが取り入れられていましたか?

今回テレワークに移行しなければならなくなった会社にとっては業務変更が急務になっているはずです。そして、準備なくテレワークに移行せざる得なくなったので、業務改善が急務になっています。

それにも関わらず、なかなか社内の制度やシステムを変えるには大きな壁があるのか変わりませんよね。まるで給付金を支給しますと言って、なかなか支給されなかったり、山の様な申請書類を求めたりするどこかの国みたいです。

なぜ社内システムが変わらないのでしょうか?なぜ業務を効率化しようと積極的にならない人がいるのでしょうか?

効率が悪いことで仕事がある人がいる

経営を行う立場であれば効率的に業務を遂行することは歓迎されることであると感じます。システムを改善させて10人必要であった業務を2人で行える様になると人件費も圧縮でます。

でもそれば本当に良いことなのでしょうか?

効率論で考えれば、100%正しいでしょう。

一方で“雇用を守る”と言う言葉をよく耳にします。

日本の企業は終身雇用をうたってきた歴史があります。新卒で就職した会社で定年まで勤め上げることを美徳としてきた部分があります。それは今もまだ色濃く残っている企業が多くあります。先ほどの例では10人の仕事が2人で行える様になると8人は不要になると言うことです。8人に新たな仕事を任せるだけ新しい事業が拡大してきていれば良いですが、多くの場合その様なことはないでしょう。他の部門でも業務の効率化し、どんどんと人は少なく業務を遂行できるようになっていってるはずです。

ある意味業務効率と雇用を守るというコトバは対立関係にあると言えます。一定の権限がある管理職は業務を効率化すると自分のポジションが危うくなることにも直結することを知っています。

今回のことで印鑑について見直す流れが多くの企業で起こっています。日本はハンコ文化、紙文化が根強く残っています。海外先進国ではお金でさえデジタルが主流となりつつある中で日本は現金の使用率が異常に高いです。書類に関しても同様にデジタルではなく紙の書類です。それに輪をかけて印鑑をリアルで押す文化が根強く残っています。デジタル捺印システムに移行すればいいのです。しかしながら、デジタル捺印に移行すれば、印鑑を管理したり、捺印業務に時間を時間をかけていた管理職の仕事が圧縮されてその部署やポストの不要論に繋がります。そのため印鑑を扱う部門の人達は紙での書類や印鑑の必要性をもっともの様に語り出すのです。

デジタルでの申請であれば、リアルで書類が回る時間が短縮できることで業務効率が上昇しますが、書類を回すのを管理する人の業務もなくなるために中々デジタルに移行して効率化をさせるに至りません。

会議についても然りです。会議と言えばZOOM等を用いたTV会議システムが急速に普及しています。今まで会議は会議室で行うのが主流でしたので、会議室を管理する役割を担うポストを作っている会社もあったかと思います。その人の業務もなくなります。会議室が埋まっていて困った経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。そんなときに会議室を管理している人に頭を下げて融通してもらったことがある人も少なくないかもしれません。なぜこの人に頭を下げているのか意味不明だと思いながら頭を下げていたはずです。こんなこともTV会議では全く不要になりますし、会議室を管理している人も不要ですね。

斬新なアイディアや今までと違うことを嫌う上層部

「業務改善だ!業務を効率化しろ!」

と言いながら斬新な改善アイディアや今までと大きな変更を行う様な提案を嫌う上司に出会ったことはないでしょうか?そもそもの部分を変更いただければ、指示を頂いている部分を大幅に改善できるのですが・・・と思って提案したところで「それはできない」の一言で却下なんて言うことは多いです。先ほどの会議の話でもそうですよね。会議の日程を決める電話やメールを乱発して会議日時を設定して会議室を抑えて、一同に同じ会議室に集まって会議をする。大阪や福岡、北海等から東京に集まる会議もあると思いますが、移動時間も含めたら膨大な時間です。GoogleCalendr等でスケジュールを共有して参加者が空いている時間に会議のインビテーションをかければ、会議設定のための電話やメール、長距離の移動も必要なくなります。

そうすると今まで使用していなかったシステムを使用しなければならなかったり、出張で遊びたかったり、会議の調整を行う業務管理部的な部署の人の必要性が薄れたりします。その様な提案をすると慣れないシステムを上層部に使用させったり、その煽りを受ける部署の人に睨まれることになるので提案すらできません。すると業務改善や社内システムを変更するというのは大きな夢になってしまいます。

こと会議について言うならば、そもそも会議自体が必要ないことも多くあります。連絡事項を中心とした内容であれば、資料の共有やメールでの通知で済むはずです。それをわざわざ時間をとって行います。それは会議をすることを生業にしている様な管理職が多くいることの裏返しでもあります。

忖度が妨げとなる

テレワークの中で仕事の仕方を変化させないと業務が成り立たないことに危機感を覚えた上層部が中間管理職にテレワークでもアウトプットが出る様にどうしたらいいのか?と課題を与えます。中間管理職は自分で物事を考えることをある程度放棄している役職であります。

そう言うと聞こえが悪いかもしれませんが、サラリーマンとしては優秀だとも言えます。自分の考えや主張を強く持ち、表現する人は日本の企業では煙たがられる風習があります。そのため、上司の意見に迎合し、部下の意見を尊重するといったスタイルに見かけ上ならざるを得ない部分がありました。さらに本気で変化をさせる様な提案を行うとその影響でポストを失う可能性がある人から睨まれたり圧力がかかったりします。

その中で、上層部からテレワークでの業務改善案を求められたら会議を開いて部下からの意見を得たいと思うのが当然です。その会議で部下は斬新なアイディアを提案したとします。それが業務改善にとってメリットがありそうで、優れたアイディアの様に感じられたとします。しかしながら、前述を理由に中間管理職は上層部へそのアイディアをそのまま報告することは少ないのが実際のところです。その結果、経営陣や上層部は本当の現場の状況が正しい情報として受け取ることができず判断ができなくなります。

中間管理職の忖度、サラリーマン精神が変化の妨げになっている会社、企業はこの日本には多数存在するのでしょう。

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